Überblick über Kanzleisoftware für moderne Anwaltsarbeit

Das Bedürfnis nach moderner Kanzleisoftware

Für Jahrzehnte hat sich das Bild des vor einem von Handakten und Gesetzestexten überquellenden Schrankes sitzenden Rechtsanwalt in den Köpfen der Mandanten eingeprägt. Arbeitsmaterialen des Anwaltes sind nun einmal das Wort und die Sprache und wenn die Rechtsauskunft auch zweifelhafter Qualität seien sollte, konnten die Jahresausgaben der Neuen Juristischen Wochenschrift, fein säuberlich seit 1947 geführt, bei der Mandantschaft Eindruck schinden. Doch heute prägen zunehmest neue Anforderungen den Arbeitsalltag: Mandantengespräche finden vor der Webcam statt, Urteilssammlungen und Kommentare werden digital durchsucht und Akten werden per beA übertragen. Deshalb bedarf es neuer Arbeitsmittel, nicht zuletzt einer Kanzleisoftware.

Idealerweise lösen diese neuen Tools nicht nur alte ab, sondern vereinfachen und automatisieren Administrationsvorgänge und verbessern die Qualität der Rechtsberatung, ohne neue Hürden zu schaffen. Anders gesagt, stehen viele Rechtsanwälte heute vor dem Spagat, einerseits die bewährte Sorgfalt bei der Aktenführung zu gewährleisten und andererseits Mandate effizient und wirtschaftlich zu bearbeiten. Zwischen Papierakten, hybriden Übergangslösungen und zunehmend verpflichtender E‑Akte^[1] entsteht dabei leicht ein unübersichtlicher Medienbruch, der Zeit kostet und Fehlerquellen eröffnet. Dabei müssen Anwälte für Mandanten erreichbar bleiben, digital und serviceorientiert.

Moderne Kanzleisoftware verspricht hier Abhilfe. Zunächst bringt sie alle Kommunikationsschritte von Mandantenakquise bis zu Gerichtsanschreiben in einer Oberfläche zusammen (CRM – Customer Relationship Management). Daneben stellt sie strukturierte E‑Akten, OCR-gestützte Suchfunktionen (Volltextsuche nach automatischer Texterkennung) und automatisierte Workflows bereit (DMS – Dokumentenmanagementsystem). Mit weiteren Funktionen, wie einem Rechnungs- und Mahnwesen ebnet Software so den Weg zur papierlosen Kanzlei.

Marktanalyse

Diesen Markt um den Einsatz in den Kanzleien der 138.715 Rechtsanwälte mit Einzelzulassung^[2] teilen sich etwa ein Dutzend zum Teil langjährig etablierte Softwareanbieter auf.^[3] Erst etwas weniger als die Hälfte befragter Kanzleien geben an, bereits eine Kanzleisoftware zu verwenden.^[4] Ungeachtet des fortgeschrittenen Digitalisierungszeitalter besteht noch die Chance digitale Nachzügler als Kunden zu gewinnen. Umgekehrt sind einmal gewonnene Nutzer an die Infrastruktur des Anbieters gebunden. Wennschon ein Datenexport möglich ist, ist die Einpflegung der Daten in das neue System umständlich, und Kenntnisse über Programmabläufe können nicht transferiert werden. Dieser „Lock in“-Effekt sichert stabile, berufslebenslange Beziehungen zwischen Softwareanbieter und Rechtsanwalt. Auch deshalb ist die Wahl für die richtige Kanzleisoftware wichtig.

Unterschiedliche Ansätze

Gängigerweise werden Softwarelösungen lokal installiert. Das bedeutet, dass Programm wird auf einem einzigen Computer eingerichtet und kann dann nur über diesen genutzt werden. Alle relevanten Daten werden auf dem Computer gespeichert. Demgegenüber steht die Möglichkeit serverbasiert zu arbeiten. Hierbei übernimmt ein Computer, der lokal in der Kanzlei steht (On-Premise), oder von einem externen Hoster angemietet wurde, die Aufgabe Verbindungen von Computern mehrerer Nutzer anzunehmen. So können mehrere Mitarbeiter von ihren Arbeitsplätzen auf ein Aktensystem zugreifen und parallel Vorgänge bearbeiten. Auch können die Anforderungen der Software bei den Anwendern reduziert werden: die rechenintensiven Vorgänge fallen allein auf dem Server an.

Als Fortentwicklung der Serverlösung bieten neuere Bewerber am Markt heutzutage Cloud-Software an. Diese gleicht einer herkömmlichen Serverinfrastruktur bis auf die Tatsache, dass der Server nicht mehr vom Anwender vorgehalten wird, sondern von einem Dritten. Üblicherweise ist dies auch der Anbieter der Software, auch: „Software as a Service“ (SaaS), mitunter kann aber auch die Integration in einer eigenen Cloud angeboten werden, z.B. als Kubernetes-Kluster oder Docker-Instanz.

Lokale Installation

Diese Ansätze haben jeweils eigene Vorteile und Schwächen. Bei einer lokalen Software behält der Anwender volle Kontrolle – nur Personen mit Zugriff auf den Computer, auf dem die Software läuft, können diese nutzen. Sie ist also besonders für Einzelanwälte attraktiv. Ein Datenabfluss ist mangels direkter Internetschnittstelle deutlich erschwert und beschränkt sich auf Angriffsszenarien, bei denen zunächst der Computer selbst infiltriert wird.

Anderenteils ist zu berücksichtigten, dass regelmäßige informationstechnisch-administrative Vorgänge, zum Beispiel das Anlegen von Backups und die Aktualisierung der Software, vom Anwender selbst durchgeführt werden müssen. Für Anwälte auch von Relevanz ist die Verlässlichkeit einer solchen Lösung. Sollte der lokale Computer entwendet werden oder ausfallen, bei leerer Batterie oder Hardwareversagen, ist ein Arbeiten mit der Kanzleisoftware nicht mehr möglich. Obendrein wird dieser Effekt durch den Umstand verstärkt, dass der Computer häufig auch im Rahmen der sonstigen anwaltlichen Arbeit genutzt werden wird, sodass ein bei der Internetrecherche eingefangener Computervirus nicht nur das individuelle Arbeitsgerät, sondern auch die Kanzleisoftware beeinträchtigt. Daneben bestehen Zuverlässigkeitslücken auch bezüglichen des zugrundeliegenden Betriebssystems. Die auf Endnutzergeräten übliche allgemeine Version von Microsoft Windows fällt in jüngster Vergangenheit durch unbeständige Aktualisierungsvorgänge auf, die sogar bis zur Unfähigkeit führen, das Betriebssystem korrekt zu starten.[5]

Nutzung eines Servers

Im Gegenteil dazu sollen serverbasierte Lösungen die oben genannten Schwachstellen ausgleichen. Hierzu wird die Nutzerebene von der Serverebene getrennt, sodass sich Ausfälle der lokalen Hardware nicht auf die allgemeinen Betriebsabläufe in einer Kanzlei auswirken. Sofern der Server nicht nur an das kanzleiinterne Intranet, sondern auch an das weltweite Internet angeschlossen ist, besteht auch die Möglichkeit von unterwegs oder im Gerichtssaal auf die digitalen Akten zuzugreifen, ohne dass das Risiko eines Datenverlusts bei Abhandenkommen des Arbeitsgeräts besteht. Überdies kann die Wartung mittels professioneller Tools größtenteils aus der Ferne durch externes Fachpersonal durchgeführt werden.

Die Internetanbindung ist jedoch sicherheitsrelevant. Können Mitarbeiter den Server außerhalb der Kanzleiräume erreichen, dann können potentielle Angreifer dies auch. Werden nichtsdestrotrotz notwendige Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen nicht getroffen, etwa weil Datenbanken unverschlüsselt und ohne Passwort aus dem Internet erreichbar sind, oder Sicherheitslücken nicht durch Aktualisierungen geschlossen werden, droht Abfluss hochsensibler Mandantendaten oder eine Störung der Softwarefunktion. Serversysteme sind zwar auf sicheren und ununterbrochenen Betrieb ausgelegt, der Server stellt jedoch das Herzstück der Anwaltskanzlei dar: sollte er ausfallen steht die Arbeit still.

Verlagerung in die Cloud

Bei Cloud-Lösungen verschiebt sich diese Verantwortlichkeit für die Bereitstellung und den Betrieb der Kanzleisoftware vollständig auf ihren Anbieter. Demgemäß kann er Rechenkapazitäten bedarfsorientiert einplanen und zahlt so nicht für einen nachts ungenutzt laufenden Server, sondern nur die tatsächlich angefallene Nutzung während der Arbeitszeit der Kanzleimitarbeiter. Inzwischen liegt die dafür genutzte Infrastruktur in der Regel bei einem der großen US-amerikanischen Dienstleister Amazon, Google oder Microsoft. So migrierte Wolters Kluwer ihre Cloudsoftware Kleos bis 2024 vom deutschen Unternehmen T-Systems (Tochterunternehmen der Telekom) zu Microsoft. [6] Obgleich mit Serverstandorten innerhalb der EU und Erfüllung hoher Ansprüche an Informationssicherheitsmanagementsysteme geworben wird, schließt dies mitnichten in jedem Fall eine nur den Zwecken des Dritten dienende Datenverarbeitung, sowie die Datenübertragung zu kommerziellen Zwecken oder an US-Geheimdienste aus.[7]

Demgegenüber erlaubt die Verwendung zentralisierter Cloudserver den Einsatz von einheitlichen Sicherungsmittel auf hohem Niveau, die ein vom Nutzer nicht verschuldetes Angriffsszenario auf die Kanzleidaten hinreichend zu verhindern versprechen. Sollte es dennoch einmal zu einem Ausfall kommen, kann sich die betroffene Kanzlei wenigstens dadurch trösten, dass ein Großteil der weltweiten Internetinfrastruktur zur gleichen Zeit betroffen ist. Diese „Domino Days“ bei Cloudausfall, durch die das gesamte Internet stehen zu bleiben scheint, sind auswirkungsvoll, aber selten.[8] Überdies sind Cloudbasierte Lösungen regelmäßig noch stärker auf den Server angewiesen. Auf der einen Seite ist so die Nutzung geräteagnostisch selbst über den Webbrowser auf einem Smartphone möglich. Auf der anderen Seite gibt der Rechtsanwalt allerdings die Hoheit über Daten und Betrieb an dieser Stelle in Gänze auf. Das heißt, dass ein Arbeiten ohne Verbindung zur Cloud in der Regel nicht möglich ist.

Übersicht über die Anbieter

Zuletzt soll ein Überblick über die unterschiedlichen angebotenen Lösungen gegeben werden. Notwendigerweise kann die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen nicht garantiert werden.

[1] Vgl. zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten: Burhoff, Vorsicht Falle: Pflicht zur elektronischen Übermittlung seit 1.1.2022 (§ 32d StPO), 01.02.2022.

[2] Bundesrechtsanwaltskammer, Mitgliederstatistik zum 01.01.2025.

[3] Zur Übersicht: https://www.anwaltskanzleisoftware.de/vergleich-2/.

[4] Kruse, Legal Tech – Worauf setzen die Kanzleien?, in: IUR50, 7. A. 2025, S. 281.

[5] Born, Windows 11 24H2/25H2: Ursache für Boot-Probleme wohl gefunden, 29.01.2026; Knop, Windows Update: Start bricht mit Fehlermeldung zu ACPI.sys ab, 02.06.2025.

[6] Kleos‘ Weg der Cloud-Migration zu Microsoft Azure, 07.10.2024.

[7] Kuketz, Server in der EU und eigene Schlüssel: Schützt das vor US-Zugriffen?, 08.04.2025.

[8] Mahn, Cloudausfälle: Domino Day im Internet, in: c’t 24/2025, S. 3.